Leistungsübersicht

Mit dem EXTRADO-Portal haben Sie die Möglichkeit Ihren Einkauf einfach und automatisiert abzuwickeln. Sie können Ihre Einkaufsposition durch Buchung weiterer Leistungsangebote sogar noch zusätzlich verbessern und erweitern. So werden Ihnen beispielsweise auf Wunsch Beschaffungsvorlagen und -vereinbarungen für den Food-Einkauf im Portal bereitgestellt oder Sie erweitern die Leistungen des Moduls „Ausschreibung“ durch die Leistungen des Moduls „Preismanagement“. Wir bieten Ihnen auch EDI-Dienstleistungen an. Alle vorhandenen Funktionen, Leistungen und zusätzlichen Dienstleistungen haben wir auf dieser Seite zusammengestellt, damit Sie sich gezielt Ihr persönliches EXTRADO Leistungspaket konfigurieren können.

Funktionen

Integrierte und übergreifende Workflows und Business Process Management [BPMN 2.0] (u.a. wird der Ablauf von Ausschreibungen, Preisaktualisierungen und Einlistungen durch formelle Prozesse gesteuert, incl. Prüfung und Genehmigung).

Partizipation an den DMS-Funktionalitäten von Alfresco.

Übersichtliche und strukturierte Berechtigungs- und Benutzer-Administration

Datenhaltung innerhalb von Extrado erfolgt ausschließlich auf der Abstraktionsschicht des Alfresco Repository – zentrale Datenbank in einem Hochverfügbarkeits- Rechenzentrum in Deutschland.

Modulbezogenes Stammdatenmanagement eröffnet die Chancen für individuelle Gestaltungsspielräume.

Versionierung von Dokumenten, Datensätzen aus den Stammdaten sowie Artikeln in Ausschreibungen, Preisaktualisierungen oder Einlistungsprozessen schafft mehr Übersichtlichkeit.

Auditierung: Protokollierung von Veränderungen an Datenstrukturen sowie fachlichen Aktionen und Abschluss von Aufgaben eines Prozesses.

Mehrstufiges Verhandlungsmanagement je Modul (Abbildung von Verhandlungen über mehrere Runden durch Kombination von Hauptprozessen und davon notwendig losgelösten Nebenprozessen).

Einfache Übernahme der Ausschreibungsdaten in ein kontinuierliches und anwendungsunterstütztes Preisupdate-Management - spart Zeit und Geld.

Einlistungsmodul neuer Einkaufsartikel: Initiator Kunde (vollständiger Workflowprozess).

Modul für Einlistungsvorschläge neuer Einkaufsartikel: Initiator Lieferant (vollständiger Workflowprozess).

Einfache Export / Import-Funktionalitäten: Bereitstellung einer Export / Import Funktionalität zur Offline-Bearbeitung von Artikellisten im Kontext von Ausschreibungen, Preisaktualisierungen und Einlistungsprozessen auf Basis eines Microsoft Office Open XML Spreadsheet Formats.

Dashboard auf drei Säulen:

1. Liste aktueller Ausschreibungen und anstehender Preisaktualisierungen.

2. Informationserweiterung bei Auswahl einer Ausschreibung oder Preisaktualisierung.

3. Liste von offenen Aufgaben für den Anwender.

Dokumente und Vorlagenverwaltung: Die Verwaltung von Dokumenten und Vorlagen erlaubt die strukturierte Ablage von Dateien für beliebige fachliche Verwendungszwecke.

Bereitstellungsleistungen von best 4 bps

Bereitstellung von Extrado und Modulfreischaltung nach Vertragsabschluss.

Systembetreuung im Rahmen eines Supportvertrages (Mo.-Fr. 08.00 – 17.00 Uhr).

Einrichtung: Key-User.

Kurz-Schulung: Kunden-Systemadministrator.

Tägliche Datensicherung.

Dienstleistungen von best 4 bps

Modul Ausschreibung

Modul Ausschreibung + Preismanagement

Modul Ausschreibung + Preismanagement + EDI (nur in Kombination mit einem Servicevertrag)

Food
Non-Food
Service
Food
Non-Food
Service
Food
Non-Food
Service
Einkaufsmanagement: von der Definition der Projektziele, über die Erstellung und Verhandlungsphasen der Ausschreibung bis hin zur Bereitstellung von startfähigen Warenwirtschaftssystemen (FOOD)

Sichtung der für die Ausschreibung relevanten Unterlagen, Ist-Datenanalyse, Sortimentssteuerung und Definition von Ausschreibungsartikeln (Basisartikel)

Erstellung und Bereitstellung von Ausschreibungsvorlagen innerhalb Extrado auf Basis der Kundenvorgaben

Bereitstellung eines Pools an Basisartikeln (ca. 3.000 Food-Artikel)

Unterstützung bei der Erstellung von öffentlichen und nichtöffentlichen Ausschreibungsunterlagen und Übernahme von Teil- oder Gesamtaufgaben im Ausschreibungsprozess

Einkaufsverhandlung Food im Namen des Kunden

Überprüfung der Ausschreibungsdaten auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Plausibilität und Freigabe

Erstellung und Bereitstellung einer importfähigen kundenspezifischen Ausschreibungsdatei

Durchführung und Kontrolle der Ausschreibungsartikelanlage und des Preisimports sowie der Nährwert-, Zusatzstoff- und Allergenangaben im Kunden-Warenwirtschaftssystem (Food)

Benutzerschulung Ausschreibungsmodul für Kunden und Lieferanten

Anwendungs-Hotline Ausschreibungsmodul für Kunden und Lieferanten

Überwachung der Preisaktualisierungszeitpunkte

Durchführung des Preisupdate-Management im Auftrage des Kunden pro Preisgültigkeitszeitraum

Kontinuierliche Überprüfung der Preisaktualität und Einkaufsverhandlung Food

Kontinuierliche Dokumentation aller Preisänderungen und Preishistorienvergleich innerhalb Extrado

Betreuung Einlistungsmodul neuer Artikel: Initiator Kunde

Betreuung Modul für Einlistungsvorschläge neuer Artikel: Initiator Lieferant

Durchführung und Kontrolle der Preisaktualisierungen, der Stammdatenänderungen, Einlistungsvorgänge und des Preisimports sowie der Nährwert-, Zusatzstoff- und Allergenangaben im Kunden- Warenwirtschaftssystem (Food)

Benutzerschulung Preismanagement- und Einlistungsmodul für Kunden und Lieferanten

Anwendungs-Hotline Preismanagement- und Einlistungsmodul für Kunden und Lieferanten

Anlage der Stammdaten für EDI im Portal für den EDI-Konverter bei best 4 bps

Einrichten EDI-Kommunikation je Lieferant (EANCOM96a)

Konvertierung der EDI-Rechnungen und Übernahme der Daten für eine Vergleichsanalyse (SOLL-Einkaufspreis versus IST-Einkaufspreis)

Überwachen der Datenbereitstellung durch Lieferanten und Überprüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

Einkaufscontrolling mit Tableau (BI-Modul):

a) Einkaufswertentwicklung pro Betrieb oder Kostenstelle

b) Einkaufswertentwicklung auf einer Zeitachse

c) Preisabweichungen zwischen SOLL- und IST-Preis

d) Sortimentsanalyse

e) Basisartikelanalyse mit Lieferantenvergleich

f) Einkaufsverhaltensanalyse

g) Erstellung von kundenindividuellen Berichten

Benutzerschulung Stammdaten, EDI, Tableau (BI- Modul für Einkaufscontrolling) für Kunden

Anwendungs-Hotline Stammdaten, EDI, Tableau (BI-Modul für Einkaufscontrolling)

Supportmodelle

Unter Support wird die Unterstützung durch BEST 4 BPS im Störungsfall verstanden, um einen Normalbetrieb der Applikation wiederherzustellen. Unter Normalbetrieb wird die Möglichkeit verstanden, die Applikation vollständig oder mit tolerierbaren Einschränkungen nutzen zu können. Support ist das Leisten telefonischer, schriftlicher oder elektronischer Helpdesk- Hilfe bei Fragen des Auftraggebers zur Benutzung und zur Funktion der Software und das Leisten telefonischer, schriftlicher oder - auf gesonderte Vereinbarung - elektronischer (Remote Access) Hilfe bei Störungen der Software. Der Auftraggeber hat nur Anspruch auf die von BEST 4 BPS jeweils angebotene Supportleistung. Support beinhaltet keine Veränderungen (Codierung) der Applikation, des Softwarestacks oder der Infrastruktur des Auftraggebers.

Im Rahmen des Supports ist BEST 4 BPS über die später definierten Kommunikationskanäle und Zeiträume erreichbar. Nach Eingang einer Störungsmeldung durch den Auftraggeber an BEST 4 BPS übernimmt diese die Analyse des Fehlers und erarbeitet eine temporäre (Workaround) und/oder dauerhafte Lösung (Fix) für die Beseitigung der Störung sind mit Bereitstellung der Wiederverfügbarkeit der Applikation abgeschlossen. BEST 4 BPS ist nur dann zum Support verpflichtet, wenn der Auftraggeber einen Supportvertrag mit BEST 4 BPS abgeschlossen hat.

Der Ablauf einer Störungsbearbeitung sieht wie folgt aus:

Erfassung einer Störung durch den Auftraggeber,

Annahme und Erstanalyse der Störung durch BEST 4 BPS,

Delegation der Störungsmeldung durch BEST 4 BPS,

Entwicklung und Einsatz einer temporären (Workaround) oder permanenten Lösung (Fix) durch BEST 4 BPS,

Prüfung und Beendigung

BEST 4 BPS bietet die folgenden Supportmodelle an, aus denen der Auftraggeber ein Modell wählen kann. Ergänzende Leistungen können im Rahmen weiterer Angebote zwischen dem Auftraggeber und BEST 4 BPS vereinbart werden

Supportmodelle

Basic

Premium

Deluxe

Anzahl Ansprechpartner

Definiert die Anzahl der Personen, die seitens des Auftraggebers berechtigt sind, Supportanfragen zu stellen
2 3 5

Web-based Support

Definiert die Verfügbarkeit der Systeme, über die Fehler über das Internet gemeldet werden können.
24x7 24x7 24x7

Web Response Time

Definiert die maximale Dauer, bis zu der BEST 4 BPS eine vom Auftraggeber über das Internet gemeldete Auffälligkeit bearbeitet. Die Dauer basiert auf Wochentagen (Montag bis Freitag), exklusive gesetzlicher und
1 Arbeitstag 1 Arbeitstag 1 Arbeitstag
Phone Support
Definiert die Verfügbarkeit des Telefonsupports von BEST 4 BSS
9x5, Mo bis Fr
8.00 bis 17.00 Uh
9x5, Mo bis Fr
7.00 bis 19.00 Uhr
9x5, Mo bis Fr
7.00 bis 19.00 Uhr

Phone Response Time

Definiert die maximale Dauer, bis zu der BEST 4 BPS eine vom Auftraggeber über das Telefon gemeldete Auffälligkeit bearbeitet. Die Dauer basiert auf Wochentagen (Montag bis Freitag), exklusive gesetzlicher und bundeseinheitlicher Feiertage
4 Stunden 4 Stunden 1 Stunde

Beginnend mit dem Zeitpunkt der Reaktion arbeitet BEST 4 BPS an der Beseitigung des Fehlers. Die Arbeiten werden zu den zuvor genannten Supportzeiten ausgeführt. Ein garantierter Zeitraum für die Behebung eines Fehlers kann nicht genannt werden, auch kann kein Zeitraum für die Erarbeitung einer temporären Lösung (Workaround) genannt werden. Die konkreten Dauern sind im Einzelfall zu bewerten und abhängig von technologischen und sonstigen Umständen.

Jede Supportanfrage muss eine vollständige Beschreibung des Fehlerbildes enthalten, wie es sich beim Auftraggeber zeigt.

Störungen werden anhand ihrer Schwere bewertet, hierbei gelten folgende Klassifizierungen:

BLOCKER: Der produktive Betrieb ist in einem Primärbereich der Applikation massiv gestört

CRITICAL: Der produktive Betrieb ist in einem Primär – oder Sekundärbereich der Applikation gestört

MAJOR: Der produktive Betrieb ist teilweise gestört

MINOR: Der produktive Betrieb ist geringfügig gestört

TRIVIAL: Der produktive Betrieb ist nicht gestört. Es liegen keine fachlichen oder technischen Probleme vor, Fehler liegen im kosmetischen Bereich.

EXTRADO Leistungspaket konfigurieren

Hier können Sie sich Ihr persönliches EXTRADO Leistungspaket ganz einfach zusammenstellen. Wählen Sie dazu einfach Ihre Branche, die gewünschten Module, und ein Supportmodell. Diese 3 Bausteine sind die Grundlage für Ihr individuelles Leistungspaket. Nach dem Absenden Ihrer Konfiguration, erhalten Sie von uns innerhalb von 5 Werktagen alle Informationen, Vertrags-Unterlagen und Preisindikationen. Gerne gehen wir mit Ihnen alle Details durch und beantworten Ihre Fragen.
Nach Annahme der Vertragsbedingungen erhalten Sie die Zugansdaten und können sofort startet.

Wählen Sie ihre individuelles Leistungspaket.

Art der Branche

Beschaffungsvorlage

Module

Supportmodell

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