So können Sie mit EXTRADO effektiv arbeiten

Anmeldung

Für die Nutzung des EXTRADO Ausschreibungs und Preismanagementportal benötigen Sie Zugangsdaten. Die Zugangsdaten erhalten Sie durch Abschluss eines Vertrags mit dem Plattformbetreiber (best 4 bps).

Nach Freischaltung Ihrer Zugangsdaten können Sie sich mit Ihrer Email-Adresse, Konto ID und Ihrem Passwort von überall aus auf dem EXTRADO Portal anmelden.

Nutzer bearbeiten

Mit Ihren Zugangsdaten (mit Administratorenrechte) können Sie mehrere Nutzer anlegen, bearbeiten und löschen sowie weitere Einstellungen vornehmen.

In die Nutzeransicht wechseln:

In der Navigationsleiste auf Profil / Stammdaten → Administration → Nutzer klicken. Alle vorhandenen Nutzerkonten werden hier angezeigt.

Neues Nutzerkonto erstellen:

In der Nutzeransicht auf Erstellen klicken. Alle Felder befüllen und auf Erstellen klicken.

Löschen / Ändern existierender Nutzer:

In der Nutzeransicht den entsprechenden Nutzer finden. Auf Aktionen klicken und die gewünschte Funktion anklicken.

Nutzer Nutzergruppen zuordnen:

Durch Klick auf Profil / Stammdaten → Administration → Gruppen in Gruppenansicht wechseln.

Auf Erstellen klicken, um neue Nutzergruppe zu erstellen.

Bei der entsprechenden Gruppe auf Aktionen → Mitglieder verwalten klicken. Nutzer auswählen, Mitglied hinzufügen und Speichern klicken.

Nutzerrollen verwalten:

In der Navigationsleiste auf Profil / Stammdaten → Administration → Rollen klicken, um in die Rollenansicht zu wechseln Bei der Rolle, die ein bestimmter Nutzer erhalten soll, auf Aktionen klicken und Mitglieder verwalten. Nutzer oder Nutzergruppe auswählen, auf Mitglied hinzufügen und dann Speichern klicken. Um Nutzern bestimmte Rollen zu entziehen, bei der entsprechenden Rolle Aktionen und Mitglieder verwalten klicken. Anschließend den gewünschten Nutzer durch Klick auf x aus der Nutzerliste entfernen und speichern.

Kundenrollen

Spezifische Rollen, die Kundennutzern zugewiesen werden können, sind in der Tabelle „Kundenrollen“ erklärt. Generell gibt es Rollen, die einem Nutzer bestimmte Rechte zuweisen, z.B. „Administrator“. Außerdem gibt es die Prozessrollen „Sachbearbeiter“, „Einkauf“ und „Einkaufsleiter“, die Rechte für die Bearbeitung von Ausschreibungen und Einkaufspreismanagement beinhalten und zur Zuweisung von Aufgaben führen. Eine besondere Stellung nehmen Best4BPS-Servicerollen ein.

Stammdaten anlegen

Stammdaten pflegen:

Als Stammdaten zählen Ausschreibungsvorlagen, CPV Codes, Einheiten, Kategorien, Länderkennzeichen, Währungen und Warengruppen. Durch Klick auf Profil-/Stammdaten → Stammdaten werden die Stammdatentypen angezeigt, die Ihnen zur Verfügung stehen. Best4BPS-Mitarbeiter (Administratoren) können alle Stammdatentypen portalweit pflegen. Die hinterlegten Daten können dann von Ihnen und Lieferanten als Vorlage genutzt werden. Alle Stammdatentypen (außer CPV Codes, Länderkennzeichen, Währungen) können von Ihnen auch individuell bearbeitet werden. Lieferanten können nur Einheiten hinterlegen. Au- ßerdem können portalweite sowie kundenspezifische Basisartikellisten angelegt werden.

Stammdaten hinzufügen (einzeln / manuell):

In der Navigationsleiste Profil-/Stammdaten → Stammdaten und den gewünschten Stammdatentyp anklicken.

Auf Erstellen klicken.

Als Kunde hat man die Möglichkeit, Portalvorlagen zu verwenden. Um eigene Daten hinzuzufügen, klicken Sie auf NEU.

Felder ausfüllen (Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet) und Erstellen klicken.

Stammdaten löschen / ändern (einzeln / manuell):

In der Navigationsleiste Profil-/Stammdaten → zuerst Stammdaten und denn gewünschten Stammdatentyp anklicken.

In der gewünschten Zeile auf Aktionen und dann Löschen bzw. Bearbeiten klicken. Nach Änderung entweder - Speichern oder Abbrechen klicken.

Alternativ können zum Löschen die gewünschten Einträge in der Liste links durch Anklicken ausgewählt werden. Anschließend klickt man auf Ausgewählte Einträge… und Löschen. Es erfolgt keine weitere Sicherheitsabfrage, ob die ausgewählten Einträge wirklich gelöscht werden sollen.

Stammdaten hinzufügen / ändern (aus Datei):

In der Navigationsleiste Profil-/Stammdaten → zuerst Stammdaten und denn gewünschten Stammdatentyp anklicken.

Auf Import/Export klicken und Von CVS importieren bzw. Von CVS (in Excel erstellt) importieren auswählen. Datei auswählen und Hochladen anklicken. Die Datenliste wird um die Einträge in der Datei ergänzt, bereits vorhandene Daten werden ggf. verändert.

Tipp: Um Stammdatenlisten effektiv zu verändern, zunächst eine Datei nach CVS exportieren. Diese kann offline bearbeitet und anschließend wieder importiert werden.

Optionen für Einheiten

Im Bereich Einheiten können Sie spezifische von Ihnen gebrauchte Kürzel für Einheiten hinterlegen. Dies ermöglicht die Vergleichbarkeit von Mengenangaben von Ihnen und Lieferanten. Man sollte beachten, dass bei Einheiten zwischen verschiedenen Arten gewählt werden kann:

Behälter:

kann mehrere Untereinheiten enthalten, wird i.d.R. als Gebindeeinheit verwendet, z.B. Kiste, Karton, Stiege.

Stück

unteilbare Einheit, deren Inhalt i.d.R. als Gewicht oder Volumen angegeben werden kann, z.B. Packung, Glas, Becher. Achtung: „Behälter“ für Flüssigkeiten wie z.B. Flaschen sind von der Art Stück, da sie keine Untereinheiten enthalten.

Volumen:

Einheit für Volumen, z.B. ml. Im Feld Zur Basis wird der Umrechnungsfaktor von Liter angegeben, z.B. 0,001.

Gewicht:

Einheit für Gewicht, z.B. Pfund. Im Feld Zur Basis wird der Umrechnungsfaktor von kg angegeben, z.B. 0,5.

Auswahl aus Fundus von mehr als 5.000 Basisartikeln

Basisartikel hinzufügen / ändern:

Die Pflege von Basisartikellisten ermöglicht die einfachere Erstellung von Ausschreibungen, da Standardangaben für Artikel, die immer wieder ausgeschrieben werden, hier gespeichert werden können.

In der Navigationsleiste auf Profil-/Stammdaten → Basisartikel klicken, um eine Liste der vorhandenen Basisartikel anzuzeigen. Analog zur Stammdatenverwaltung können Basisartikel entweder einzeln erstellt oder verändert werden, oder aus einer Datei importiert werden. Als zusätzliches Dateiformat steht Excel zur Verfügung.

Achtung: Bevor Basisartikel erstellt oder importiert werden, sollten zunächst Einheiten, Kategorien und Warengruppen angelegt werden.

Einzelne Angaben können auch direkt durch Klick auf ein Feld in der List geändert oder ergänzt werden. Jede Änderung eines Feldes muss zum dauerhaften Speichern mit Enter bestätigt werden.

Start der ersten Ausschreibung

Ausschreibung anlegen und Ausschreibungsrollen festlegen:

Um eine Ausschreibung zu starten, muss mindestens ein Kundennutzer der Rolle des Einkaufsleiters zugeordnet sein. Außerdem müssen Stammdaten (inkl. Ausschreibungsvorlagen) angelegt worden sein. Der Einkaufsleiter kann in der Navigationsleiste auf Ausschreibungen → Neu… klicken, um eine neue Ausschreibung anzulegen.

Eine Ausschreibungsvorlage auswählen, Ausschreibungsname festlegen und Erstellen klicken.

Mit Zielpreisvorgabe: Zielpreise pro Artikel werden vom Kunden bereits zu Anfang der Ausschreibung angegeben, bevor die Lieferanten ihre Angebote abgeben, und nicht erst während der Verhandlungsphase

Mit Auf- / Abschläge: Zwei Einkaufsvolumina werden angegeben. Die Lieferanten können Rabatte für große Abgabemengen anbieten.

NAZ erforderlich: NAZ Angaben (nur bei Modul Nahrungsmittel) müssen von Lieferanten gemacht werden, um an der Ausschreibung teilzunehmen, und nicht erst dann, wenn sie den Zuschlag erhalten haben.

Sind die Rollen „Einkauf“ und „Sachbearbeiter“ nicht standardmäßig im Kundenprofil belegt, muss der Einkaufsleiter Einkauf und Sachbearbeiter für diese Ausschreibung festlegen. Dazu muss der Einkaufsleiter in der Ausschreibung in den Tab Rollen wechseln. Durch Klick auf die Kopfsymbole hinter den Rollen können Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden. Um einen Nutzer hinzuzufügen, diesen aus der Liste auswählen, Mitglied hinzufügen anklicken und dann Speichern.

Wenn bereits Nutzer den Rollen Einkauf und Sachbearbeiter kontoweit zugeordnet sind, kann alternativ auch der Einkauf eine neue Ausschreibung erstellen. Wenn der Einkaufsleiter die Rollenbelegung für diese Ausschreibung nicht verändert, werden dann die Standardrollen verwendet.

Lieferanten einladen

Lieferanten festlegen

Die Lieferantenliste muss in den Stammdaten hinterlegt sein.

Den Tab Lieferanten in der Ausschreibung auswählen.

Lieferanten einladn anklicken. Die Lieferanten, die zur Ausschreibung eingeladen werden sollen, auswählen. OK klicken. Die Lieferanten sollten nun mit dem Status Vorgesehen in der Liste erscheinen.

Anschließend muss die Aufgabe Lieferanten festlegen abgeschlossen werden.

Einladung an Lieferanten verschicken (Sachbearbeiter, nur neue Lieferanten)

Lieferanten, die bereits ein Konto haben, das mit dem Kundenkonto verknüpft ist, werden nun direkt dazu aufgefordert, die Ausschreibungsteilnahme zu prüfen. Soll ein Lieferant zum ersten Mal an einer Ausschreibung des Kunden teilnehmen oder hat er noch keinen EXTRADO-Account, erhält der Sachbearbeiter die Aufgabe „Einladung an Lieferanten verschicken“. Der Sachbearbeiter bittet den Lieferanten darum, mit Best4BPS zwecks Erstellung eines Kontos Kontakt aufzunehmen oder wendet sich direkt an Best4BPS. Ist dies geschehen, kann der Lieferantenstatus auf Eingeladen, die Änderung mit Enter bestätigt, und die Aufgabe abgeschlossen werden.

Als Kunde erhalten Sie eine Mitteilung von Best4BPS, wenn das Lieferantenkonto erstellt und mit dem Kundenkonto verknüpft wurde. Man kann den Status auch durch Klick auf Profil / Stammdaten → Stammdaten → Lieferanten einsehen. Steht beim entsprechenden Lieferanten im Feld Konto verknüpft ein Ja, wurde das Lieferantenkonto erstellt und mit dem Kundenkonto verknüpft. Nun muss der Sachbearbeiter die Ausschreibung für den Lieferanten starten.

In der Ausschreibung im Tab Lieferanten beim entsprechenden Lieferanten auf Aktionen → Ausschreibungsphase 1 für Lieferant starten klicken.

Qualitätskriterien und Zielpreise hinterlegen

Ausschreibungsdaten aktualisieren, Artikel aktualisieren / Zielpreise festlegen (Sachbearbeiter)

Den Zeitrahmen der Ausschreibung überprüfen und bei Bedarf durch Klick auf Bearbeiten Veränderungen vornehmen. Die Aufgabe Ausschreibungsdaten aktualisieren abschließen.

Die Artikelliste kontrollieren und bei Bedarf bearbeiten. Es können auch Artikel hinzugefügt oder gelöscht werden. Die Spalte Zielpreis muss ausgefüllt werden (entweder manuell oder durch Dateiimport). Die Aufgabe Artikel aktualisieren / Zielpreise festlegen abschließen.

Verhandlungen starten

Preisverhandlungen freigeben (Einkaufsleiter)

Artikelliste, Zielpreise und Ausschreibungsdaten kontrollieren. Alle Artikel entweder losweise oder einzeln freigeben.

Die Aufgabe kann mit dem Ergebnis „Aufgabe neu zuweisen“, „Änderungen anfordern“ oder „Freigeben“ abgeschlossen werden. Werden Änderungen angefordert, erhalten Sachbearbeiter erneut die Aufgaben „Ausschreibungsdaten aktualisieren“ und „Artikel aktualisieren / Zielpreise festlegen“. Wird die Ausschreibung freigegeben, werden die Lieferanten aufgefordert, ihre Artikeldaten zu aktualisieren um Preisverhandlungen zu starten.

Verhandlungsphase

Preise verhandeln (Einkauf)

Sobald der Lieferant seine Preise aktualisiert und freigegeben hat, erhalten sowohl Mitarbeiter des Kunden als auch des Lieferanten die Aufgabe „Preise verhandeln”. Während dieser Ausschreibungsphase können noch Veränderungen an den Zielpreisen vorgenommen werden, und der Lieferant kann seinerseits ebenfalls noch die Artikelpreise anpassen. Alle Änderungen an Artikeln müssen vom Einkaufsleiter freigegeben werden, damit sie für die Lieferanten sichtbar sind.

In der Kundenansicht der Ausschreibung sind bester, zweitbester und drittbester Lieferant mit den Gebindepreisen für jeden Artikel angezeigt. Die Einstufung der Lieferanten geschieht nach folgenden Kriterien:

Die Wertung erfolgt losweise, d.h. bester Lieferant etc. bezieht sich immer auf den Losmittelwert.

Für jeden Lieferantenartikel wird die Abweichung vom Zielpreis berechnet. Ist die vom Kunden angegebene Einheit des Gebindeinhalts von der Art Gewicht oder Volumen, werden Preise pro kg bzw. Liter verglichen. Andernfalls werden die Gebindepreise verglichen (unabhängig vom Gebindeinhalt).

Die Artikel werden nach dem vom Kunden angegebenen Einkaufswert gewichtet.

Der Lieferant mit der kleinsten (oder größten negativen) mittleren Abweichung vom Zielpreis gewinnt.

Durch Klick auf Ansicht → wechselt man in die Lieferantenansicht. Hier sind detaillierte Artikelangaben des jeweiligen Lieferanten, sowie die prozentuale Abweichung eines jeden Artikelpreises vom Zielpreis einsehbar

Um die Preisverhandlungen abzuschließen, müssen zunächst die Preise eines Lieferanten akzeptiert werden. Dazu in der Lieferantenansicht entweder jeden Artikel einzeln freigeben (Aktionen → Artikelpreis freigeben), oder die gewünschten Artikel in der linken Spalte auswählen und dann Ausgewählte Elemente → Artikelpreis freigeben anklicken.

Alternativ können alle Artikelpreise eines Lieferanten auf einmal freigegeben werden. Dazu in den Lieferanten-Tab wechseln und beim entsprechenden Lieferanten Aktionen → Artikelpreis freigeben anklicken.

Wenn die Preise ebenfalls vom Lieferanten akzeptiert wurden, kann die Aufgabe „Preise verhandeln“ abgeschlossen werden.

Diese Aufgabe muss für jeden Lieferanten, der an der Verhandlungsphase der Ausschreibung teilnimmt, bearbeitet werden.

Zuschlag

Verhandlungsergebnisse prüfen / Entscheidungsvorschläge aufbereiten (Einkauf)

Mitarbeiter vom Einkauf können nun vorschlagen, welcher Lieferant den Zuschlag für ein Los oder die gesamte Ausschreibung erhalten soll.

In den Tab Lieferanten der Ausschreibung wechseln.

Für jeden Lieferanten, der noch nicht ausgeschlossen wurde, ist ein Entscheidungsergebnis einzutragen.

Die Eingabe mit Enter bestätigen:

Gesamtzuschlag: Der Lieferant erhält den Zuschlag für die gesamte Ausschreibung

Loszuschlag: Der Lieferant erhält den Zuschlag für ein oder mehrere Lose. Diese müssen in der Spalte Los(e) ausgewählt werden

Fortfahren: Der Lieferant wird für eine weitere Verhandlungsrunde vorgesehen. (Kein Lieferant kann einen Zuschlag erhalten, wenn eine weitere Verhandlungsrunde angestrebt wird.) Ausschließen: Der Lieferant wird von der Ausschreibung ausgeschlossen. Für diese Entscheidung muss ein Grund angegeben werden

Wurde für alle Lieferanten eine Entscheidung hinterlegt, kann die Aufgabe abgeschlossen werden.

Verhandlungsergebnisse freigeben / nächste Schritte festlegen (Einkaufsleiter)

Der Einkaufsleiter prüft die Verhandlungsergebnisse und Lieferantenentscheidungen. Er hat noch die Möglichkeit, Verbesserungen vorzunehmen. Ist er mit dem Ergebnis zufrieden, kann die Aufgabe mit dem Ergebnis „Verhandlungen abschließen“ abgeschlossen werden. Andernfalls kann die Aufgabe auch mit dem Ergebnis „Weitere Verhandlungsrunde“ abgeschlossen werden. Dadurch wird die Ausschreibung an den Anfang der Verhandlungsphase zurückgesetzt.